โครงการวิจัย

แนวทางการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารของคณะบริหารธุรกิจ

development of Document Management System at the Faculty Business Administration

รายละเอียดโครงการ

ปีงบประมาณ 2558
หน่วยงานเจ้าของโครงการ
ลักษณะโครงการ โครงการใหม่
ประเภทโครงการ โครงการเดี่ยว
ประเภทงานวิจัย
วันที่เริ่มโครงการวิจัย (พ.ศ.) 1 มกราคม 2557
วันที่สิ้นสุดโครงการวิจัย (พ.ศ.) 1 มกราคม 2558
วันที่ได้รับทุนวิจัย (พ.ศ.) 1 มกราคม 2557
ประเภททุนวิจัย วิจัยสถาบัน
สถานะโครงการ สิ้นสุดโครงการ(ส่งผลผลิตเรียบร้อยแล้ว)
เลขที่สัญญา
เป็นโครงการวิจัยที่ใช้ในการจบการศึกษา ไม่ใช่
เป็นโครงการวิจัยรับใช้สังคม ไม่ใช่
บทคัดย่อโครงการ การศึกษาวิจัยครั้งนี้ มุ่งศึกษาเพื่อหาแนวทางการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารของ คณะบริหารธุรกิจ โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเด็น ดังนี้ ปัจจัยด้านประชากร ได้แก่ ชื่อ เพศ อายุ ตำแหน่งงาน สังกัดหน่วยงาน และลักษณะงานที่รับผิดชอบ รูปแบบการจัดการเอกสาร ได้แก่ วิธีการจัดเก็บเอกสาร ปัญหาและอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานและแนวทางการพัฒนาการจัดการเอกสาร ประชากรที่ใช้ในการศึกษา คือ บุคลากรสายสนับสนุน ของคณะบริหารธุรกิจ จากตัวแทนของแต่ละฝ่าย จำนวน 10 คน ใช้วิธีการเลือกตัวอย่างแบบเจาะจง โดยผู้วิจัยพิจารณาว่าผู้ให้ข้อมูลมีความเหมาะสมหรือไม่ สามารถตอบปัญหาที่ตรงกับความต้องการของการวิจัยหรือไม่ รวมทั้งพิจารณาความเป็นไปได้ที่จะศึกษาในประเด็นคำถามที่ได้ทำการสรุป เพื่อนำประเด็นปัญหามาใช้ในการศึกษาวิจัยครั้งนี้ ผู้วิจัยใช้วิธีการสัมภาษณ์โดยตรง (Face – to – Face) กับผู้ให้ข้อมูล โดยใช้เวลาประมาณ คนละ 30 นาที พบว่า เพศชาย คิดเป็นร้อยละ 20 เพศหญิง คิดเป็นร้อยละ 80 มีอายุระหว่าง 20 – 25 ปี คิดเป็นร้อยละ 20 อายุระหว่าง 26 – 30 ปี คิดเป็นร้อยละ 40 อายุระหว่าง 31 – 35 ปี คิดเป็นร้อยละ 20 และอายุตั้งแต่ 36 ปี ขึ้นไป คิดเป็นร้อยละ 20 ตำแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป คิดเป็นร้อยละ 80 ตำแหน่งนักวิชาการศึกษา คิดเป็นร้อยละ 20 สังกัดฝ่ายบริหารและวางแผน คิดเป็นร้อยละ 40 ฝ่ายวิชาการและวิจัย คิดเป็นร้อยละ 40 และฝ่ายพัฒนานักศึกษา คิดเป็นร้อยละ 20 ลักษณะงานการเรียนการสอน คิดเป็นร้อยละ 20 ลักษณะงานวิจัยและบริการวิชาการ คิดเป็นร้อยละ 20 ลักษณะงานบริหารงานทั่วไป คิดเป็นร้อยละ 40 ลักษณะงานพัฒนานักศึกษา/งานกิจกรรม/งานทำนุศิลปวัฒนธรรม คิดเป็นร้อยละ 20 จากการสัมภาษณ์ วิธีการจัดเก็บเอกสาร พบว่า ส่วนใหญ่ เก็บในตู้เก็บเอกสารที่แยกตามฝ่าย รองลงมา คือ การจัดเก็บเอกสารโดยการใช้กล่องเอกสารที่จัดทำขึ้น ปัญหาและอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร พบว่า ส่วนใหญ่ มีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ ขาดความรู้และทักษะการจัดเก็บเอกสาร จึงทำให้การสืบค้นเอกสารล่าช้า เอกสารจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ งบประมาณและการอนุมัติการจัดซื้อครุภัณฑ์ ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน พบว่า ส่วนใหญ่ ต้องการให้องค์กรปรับเปลี่ยนภูมิทัศน์ สร้างบรรยากาศในการทำงาน เช่น จัดหาพื้นที่ให้เพียงพอสำหรับจัดเก็บเอกสาร แนวทางการพัฒนาการจัดการเอกสาร พบว่า ส่วนใหญ่ ต้องการให้องค์กร จัดอบรมการให้ความรู้เกี่ยวกับเรื่องการจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้อง สนับสนุนงบประมาณให้เพียงพอสำหรับการจัดซื้อครุภัณฑ์ และจัดทำระบบการจัดเก็บเอกสารแบบอิเลคทรอนิกส์ เพื่อลดปริมาณเอกสารให้น้อยลง จากการศึกษาสภาพปัญหาที่กล่าวมา ผู้วิจัยจึงหาแนวทางในการพัฒนาระบบการจัดการเอกสาร เพื่อนำข้อมูลที่ได้มาเป็นแนวทางการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะทำให้บุคลากรและหน่วยงานได้รับประโยชน์ ดังนี้ ทำให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบมากขึ้นและยังป้องกันเอกสารการสูญหายของเอกสารอีกด้วย ช่วยลดพื้นที่ ลดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน และ ลดความซับซ้อนในการจัดเก็บเอกสาร การบริหารจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทำให้การสืบค้นสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ประหยัด ทรัพยากรกระดาษและงบประมาณเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานและทำให้บุคลากรตระหนักถึงความสำคัญในการจัดเก็บเอกสาร และมีความรู้มากขึ้น
รายละเอียดการนำไปใช้งาน
เอกสาร Final Paper(s)
  • -

ทีมวิจัย

ที่ นักวิจัย หน่วยงาน ตำแหน่งในทีม การมีส่วนร่วม (%)
1กิติต์ธัญญา มานพสินคณะบริหารธุรกิจ ราชมงคลศรีวิชัย สงขลาหัวหน้าโครงการ60
2อานนท์ บัวศรีคณะบริหารธุรกิจ ราชมงคลศรีวิชัย สงขลาผู้ร่วมวิจัย20
3วิไลพร ฟุ้งเกียรติไพบูลย์คณะบริหารธุรกิจ ราชมงคลศรีวิชัย สงขลาผู้ร่วมวิจัย20